Tekst 4.3. Regnskap og annet kontorarbeid

regnskap00.mp3

regnskap01.mp3  
- Hva er et regnskap og hvordan føres det?
- Et regnskap er et system der vi registrerer alt av ut- og innbetalinger. Dette er viktig, for vi må til enhver tid vite hvordan det står til med økonomien i firmaet, og ved årets slutt må vi ha oversikt over resultatet av virksomheten, altså hvor mye vi har tjent eller tapt i løpet av året.

Jeg kjøpte meg et regnskapsprogram til datamaskinen. Jeg har delt regnskapet for firmaet inn i ulike deler, såkalt kontoer. Jeg har for eksempel en konto for lønn, en for drift av bilene, en for leie av lager, en for kjøring, en for kontorutgifter osv. Jeg satte opp en kontoplan og ga hver konto et kontonummer.

I regnskapet blir hver bevegelse merket med nummeret på bilaget. Et bilag er en dokumentasjon for innbetaling eller utbetaling. Dette er det viktig å holde orden på, for jeg kan ikke føre opp noe i regnskapet uten å ha et bilag. Alle bilagene arkiveres.

Under hver konto fører jeg innbetalinger og utbetalinger, og det kalles å postere.
Hver konto har to sider: debet (positiv side) og kredit (negativ side).

regnskap02.mp3
- Hva er et årsoppgjør?
- Årsoppgjør er en oppsummering av driften i firmaet i løpet av et kalenderår. I januar begynner jeg på årsregnskapet for året som gikk. Da er alle bilagene kommet på plass. Jo nøyere jeg har vært med arkivering og regnskapsføring, jo lettere går årsregnskapet.

I februar hvert år har jeg regnskapet klart og leverer det til revisoren. Han går gjennom alt, kontrollerer at alt stemmer og at jeg har bilag for alle inn- og utbetalinger. Han kontrollerer dette opp mot bankutskriftene og avgiftsoppgavene. Det er utrolig mye papirarbeid, men dersom jeg holder god orden på regnskap og arkiver gjennom året, går det ganske greit.

Når årsoppgjøret er avsluttet, ser vi hva firmaet har hatt i fortjeneste dette året, resultatet av driften. Resultat er altså inntekter minus kostnader. Vi setter også opp en balanse. Den viser bedriftens eiendeler og hvordan disse eiendelene er finansiert, altså hva som er egenkapital og hva som er gjeld.

Så skal skatt til stat og kommune beregnes av fortjenesten. Vi setter opp en selvangivelse for næringsdrivende samt en næringsoppgave. Alt dette leveres til skattemyndighetene og vi leverer via Altinn.

Alle regnskap med bilag skal arkiveres i ti år. Myndighetene kan forlange å få kontrollert alle papirene til firmaet. Noen ganger kan det være på grunn av mistanke om uregelmessigheter, andre ganger kan det være ren rutinekontroll. Vi har ikke hatt noe slikt bokettersyn, men det er godt å vite at alt er i orden i tilfelle det kommer.

regnskap03.mp3
- Hva er arkivering?
- Det vil si at jeg tar vare på alle papirer som har med firmaet å gjøre. Jeg har et arkiv for regnskap og et for alle brev, avtaler, kontrakter og annet som har med firmaet å gjøre. Jeg har mye liggende på digitalt arkiv, og alt i papirform.

I regnskapsarkivet er bilagene for alle innbetalinger og utbetalinger som for eksempel betaling av banklån, fakturaer, innbetalinger fra kunder, lønnsutbetalinger, lagerleie, kvitteringer for vaskemidler og diesel osv. Bilagene er dokumentasjonen på at det er virkelige tall vi har ført opp. Jeg må lagre alle bilagene etter et system slik at det går an å finne tilbake til dem. Det er mange slags arkiveringssystem. I regnskapsarkivet har jeg valgt å arkivere alle bilag med fortløpende nummer i et kronologisk system, altså tidsriktig. I arkivet for brev, kontrakter og liknende arkiverer jeg etter navn.

regnskap04.mp3
- Hva slags annet kontorarbeid utfører du?
- Jeg har allerede nevnt at jeg regner ut hva hver ansatt skal ha i lønn, skattetrekk og feriepenger. Jeg betaler inn skatt, arbeidsgiveravgift, tjenestepensjon og MVA når dette forfaller.

Når Henrik har fått en muntlig avtale om en transport, skriver jeg den og sender den til kunden. Dersom det skal legges inn anbud på en transport, regner Henrik ut prisen, og jeg skriver den og sender den av gårde. Jeg svarer på alle brev til firmaet, ofte etter en konferanse med Henrik, siden det er han som er daglig leder.

Og så betaler jeg selvsagt alle regninger. Det gjør jeg på nettbanken. Da må jeg passe på å føre på forfallsdato og KID-nummer, slik at betalingen foregår til rett tid og at mottakeren vet hvem som har betalt og hva det er betalt for.

regnskap05.mp3
- Hvordan får dere betaling for tjenestene?
- Med regnskapsprogrammet skriver jeg ut fakturaer som sendes kundene ganske raskt etter utført arbeid.  Dersom en kunde ikke betaler, må jeg sende purring dvs. betalingspåminnelse. Dersom kunden fremdeles ikke betaler, sender jeg et inkassovarsel. Er ikke betalingen kommet inn tre uker etter inkassovarselet, sendes saken til inkasso. Vi har kontakt med et inkassobyrå som ordner det formelle. De fleste gangene har vi fått pengene våre, men vi har i et par tilfeller ikke fått noe fordi kunden ikke har vært "søkegod", det vil si at han absolutt ikke har midler eller inntekt til å betale noe med. Etter at vi hadde et slikt tilfelle, forlanger vi alltid bankgaranti dersom det dreier seg om en dyr transport for noen vi ikke har kjennskap til.

Så du skjønner, jeg har et allsidig arbeid på kontoret, og jo flere oppdrag firmaet får, jo mer arbeid får både Henrik og jeg.